Specialisering, gennemsigtighed, tillid og digitalisering er nøgleord hos Vest Administrationen – et administrationshus med fokus på at optimere arbejdet, både for deres egne ansatte og deres kunder. Waitly og Vest Administrationen har arbejdet sammen siden 2019. Vi tog et smut forbi deres fine kontor i Hellerup for at få et lille indblik i deres hverdag.
På en smuk og rolig villavej i Hellerup ligger Vest Administrationen i en flot, hvid herskabsvilla. Vest Administrationen startede med at administrere foreninger på Vesterbro, deraf navnet, men efterhånden kom der flere og flere foreninger til, og i dag administrerer de knap 400 andels- og ejerboligforeninger samt gårdlaug – og har lige haft 30 års jubilæum.
På kontoret er der er roligt, og folk arbejder koncentreret. Det er også en af værdierne hos Vest Administrationen. At arbejde koncentreret med de opgaver man sidder med.
“Vi prøver at lægge opgaverne der, hvor de bliver løst bedst, så folk ikke sidder med tusind forskellige ting, men med én ting, som de kan koncentrere sig om at løse bedst muligt”
– Timmy Lund, Administrationschef, advokat og partner i Vest Administrationen.
Timmy Lund fortæller, at de for de for eksempel har en medarbejder, som udelukkende laver varmeregnskaber, og når man laver 300 varmeregnskaber om året, så bliver man rigtig god til det, forklarer Timmy Lund. Ved at koncentrere arbejdet minimerer Vest Administrationen spildtid. Det er også derfor, at Vest Administrationen eksempelvis ikke har udlejningsejendomme, men er helt specialiseret i foreninger.
Hvad er Vest Administrationen?
- Vest administrationen A/S blev etableret i 1990
- De administrerer tæt på 400 andels- og ejerboligforeninger samt gårdlaug. Tilsammen giver det mere end 6.000 enheder.
- Vest Administrationen har to ISO certificeringer efter internationale standarder. Det kan du læse mere om her.
Mere koncentration = mere fritid
Vest Administrationen er certificeret “Great place to work” fem år i træk. Noget af det som slår igennem, er en høj grad af tillid på tværs af organisationen – og det giver også en høj grad af frihed til medarbejderne. Frihed til selv at planlægge hvor og hvornår man laver sit arbejde. Det gør, at Vest Administrationen er begyndt at arbejde hen mod en fire dages arbejdsuge. Derfor har Vest Administrationen indført en række tiltag som fokuszoner og promodoro-metoden, der gør, at der er høj effektivitet og koncentration – og så har Waitly faktisk også sparet dem for en del tid.
“Vi kan godt lide at være effektive, derfor giver det god mening at få en tidskrævende opgave som ventelister væk fra vores skrivebord og hen til nogen, som kan gøre det hurtigere”.
Men det er ikke kun effektivisering, som fylder hos Vest Administrationen. Timmy Lund påpeger, at det er vigtigt at huske, at det er mennesker, man har at gøre med, når man administrerer ejendomme.
“Ejendomsadministration kan godt virke lidt firkantet, fordi det er jura og økonomi. Men det er altså også psykologi og kommunikation, fordi vi har jo med mennesker at gøre”.
Foreningerne har også meget forskellige behov, og de bliver bedre mødt når folk er specialiseret i enkelte områder, forklarer Timmy Lund.
Vest Administrationen startede med at administrere foreninger på Vesterbro, og havde også kontor der. Men som flere foreninger og medarbejdere kom til, rykkede de lokale til denne flotte bygning i Hellerup.
Digitalisering og nul papir
Timmy Lund påpeger, at de slet ikke har noget papir på kontoret. Og det er også rigtig nok. Skrivebordene er ryddede, der ligger hverken ringbind eller papirbunker, sådan som man måske kunne forestille sig, at der gjorde på et kontor fyldt med advokater og jurister.
“Vores tanke er, at alt skal ligge i et system, og kun findes ét sted. Det vil sige, at du ikke har forskellige udgaver af forskellige ting. Vores folk bliver uddannet til system disciplin, sådan at alle altid ved, hvor de skal kigge efter tingene”.
Hver gang Vest Administrationen får nogle papirer, bliver de scannet ind, sådan at de ligger digitalt i stedet. Digitaliseringen kommer også kunderne til gavn, både fordi de får et nemmere overblik over deres ting, når de bliver lagt i systemer, men også fordi det er mere sikkert at have tingene digitalt.
Timmy Lund husker tilbage på en vandskade, hvor flere papirer gik tabt, herunder nogle regnskaber fra en forening. Men heldigvis var de papirer allesammen scannet ind. På grund af de digitale arbejdsgange hos Vest Administrationen havde de heller ikke problemer med at blive sendt hjem i forbindelse med corona. Timmy Lund Fortæller endda, at 2020 var det bedste år, virksomheden nogensinde har haft.
“Den eneste forskel var, at man selv skulle lave kaffen. Ellers så kørte arbejdet, som det plejede”.
Digitalisering fylder rigtig meget hos Vest Administrationen, og der er fokus på, at standardopgaver automatiseres og digitaliseres. Og det var også derfor, at samarbejdet med Waitly var oplagt.
Digitale ventelister
Vest Administrationen havde gentagne gange oplevet, at ventelister var bøvlede at sidde med.
“Folk gør det på mange forskellige måder. Det kan være et Excel-ark, det kan være i Word, det kan være en liste, hvor man indstiller folk – det kan være så meget. Og hvis der ikke er gennemsigtighed på ventelister, så tror folk hurtigt, at de bliver forbigået”.
Og det er desværre også noget, som Timmy Lund har oplevet i sine mange år i ejendomsadministration. Der er ofte en mangel på gennemskuelighed, og det er derfor, at det kan være en god ide at give det videre til en administrator, for så er man sikker på, at der er styr på det. Og hvis man skal have 100 procent gennemsigtighed, så er det en god idé at få det over til Waitly, siger Timmy Lund.
“Da Waitly dukkede op, så tænkte vi bare, afsted! Det giver mere overskuelighed, gennemsigtighed og det gør det nemmere for bestyrelserne”.
Ordentlighed og styr på tingene er vigtigt hos Vest Administrationen. Og med en digital venteliste sikrer man sig, at der altid er styr på tingene. Timmy Lund understreger også, at det giver de boligsøgende et nemmere overblik over deres placering på ventelisten, hvilket også minimerer support hos administratorer og bestyrelser.
“En af de ting jeg er allermest vild med ved Waitly, det er, at man altid kan se, hvilken placering man vil få ved at skrive sig på en liste. Det er gennemsigtigt. Og fair. Det gør det nemmere for os, bestyrelserne og de boligsøgende”.